INDAHNYA BERBAGI: PERENCANAAN (PLANNING)

Amazing

Friday, 28 November 2014

PERENCANAAN (PLANNING)

PERENCANAAN
   A. PENDAHULUAN
Dalam sebuah organisasi ataupun perusahan suatu perencaan atau planning sangat lah perlu dan memiliki pengaruh yang sangat besar demi kemajuan atau kemunduran suatu organisasi ataupun perusahaan. Perencaan merupakan bagian yang integral dalam prosese pengelolaan suatu organisasi secara keseluruhan. Perencanaan dapat membantu para pembuat keputusan di semua tingkat untuk mengambil keputusan yang baik. Perencanaan dapat membantu membuat keputusan melihat secara jelas berbagai tujuan terytentu yang ingin dicapai suatu organisasi. Untuk lebih jelasnya akan penulis bahas delam makalah kali ini.

    B. PEMBAHASAN
1.      Konsep Dasar
Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentuka cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan.
Suatu perencanaan adalah suatu aktifitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektifitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Berdasarkan defenisi tersebut perencanaa minimum memiliki tiga karakteristik berikut.
1.     Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang
2.   Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa yang akan datang dan di ambil oleh perencana.
3.   Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsur yang amat penting dalam setiap perencanaan.
Batasan lain tentang perencanaan adalah memilih dan menghubunghkan fakta serta membuat dan menggunakan dugaan mengenai masa yang akan datang menggambarkan dan merumuskan aktivitas yang diusulkan dan dianggap perlu untuk mencapai hasil yang di inginkan (Terry, 1975: 140-142).[1]
Seorang manajer harus dapat membuat suatu perencanaan yang matang untuk menghadapi perubahan yang terjadi. Dalam menyikapi perencanaan stersebut, seorang manajer tidak boleh mengabaikan keinginan bawahannya dan kebutuhan masyarakat atau lingkungan.
Dalam pembuatan rencana, seorang manajer selaku penanggung jawab organisasi perlu melakukan perencanaan yang diharapkan dapat menghasilkan rencana-rencana atau program-program yang akan dilaksanakan pada waktu tertentu sehingga mencapai sasaran yang diinginkan. Hal ini bermanfaat dalam mendapatkan bahan-bahan “umpan balik” untuk mengadakan penyesuaian-penyesuaian dengan kebutuhan dan tuntunan yang ada. Oleh sebab itu manajer harus mengetahui perubahan-perubahan agar tidak dapat kekakuan dalam menghadapi berbagai perubahan yang mungkin terjadi.[2]

Perencanaan sekurangnya memiliki tiga karakteristik berikut :
a.       Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang.
b. Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaiantindakan dimasa yang akan datang dan akan diambil oleh           perencana.
c.   Tindakann dan identifikasi merupakan unsure yang amat penting dalam setiap perencanaan.

Sebelum melakuakan aktivitas mengorganisasi, mengarahkan, memotivasi dan mengendalikan terlebih dahulu manajer harus membuat rencana yang memberikan tujuan dan arah kepada organisasi, menentukan :
a.       Apa (what) yang akan dikerjakan,
b.      Kapan (When) akan dikerjakan,
c.       Siapa (Who) yang akan mengerjakan,
d.      Di mana (Where) akan dikerjakan,
e.       Bagaimana (How) mengerjakannya.[3]

Ciri-ciri atau syarat-syarat perencanaan yang baik adalah
a.       Jelas apa yang hendak dicapai
b.      Sederhana dalam susunan dan perumusannya,
c.  Realistis (berdasarkan fakta-fakta yang nyata, pertimbanagn yang objektif dan rational),
d.   Seimbang antara bagian-bagiannya maupun penggunaan tenanga-tenaga kerja, serta segala fasilitas,
e.   Fleksibel (dapat diubah dengan tanpa mengurangi kelancaran pekerjaan).

Sebab-sebab kegagalan suatu rencna adalah :
a.   Rencana itu tidak memenuhi ciri-ciri yang disyaratkan bagi suatu rencana yang baik. Dalam hal ini perencanaan tidak cakap (non farsighted).
b.  Ketidaktentuan masa depan (uncertainty of the future), terjadinya perubahan-perubahan besar dalam situasi yang tidak kemungkianan untyuk mengatasinya, misalnya bencana alam, pejabat lama diberhentikan, budget dikurangi dan lain sebagainya.
c.   Pelaksanaan rencana itu yang tidak cakap, misalnya krena kurang atau kaburnya wewenang atau merosot  semangatnya (Tidak ada “moral support” dan social suppor)
d.  Kurangnya bimbingan dan control dalam pelaksanaan rencana tersebut sehingga penyimpangan-penyimpangan yang kecil tidak segera diperbaiki.[4]




2.      Under Planning dan Over Planning harus dihindarkan
Under planning adalah planning atau perencanaan, dimana sipembuat perencanaan tersebut telah melupakan untuk meramalkan sesuatu kemungkinan besar akan terjadi. Ternyata apa yang tidak diramalkan betul-betul terjadi, maka hal itu akan mempengaruhi mutu dari perencanaan yang dibuat. Kurangnya perhatian dalam usaha meramalkan apa-apa yang mungkin terjadi dapat menyebabkan tujuan telah dicapai, kalau tercapai memerlukan pengorbanan besar. Hal ini karena kurangnya kemampuan dan kurangnya ketelitian untuk melihat jauh kedepan.
Over Planning adalah apabila pembuat perencanaan tersebut telah memperhitungkan segala sesuatu, yang dugaannya akan terjadi. Dan berdasarkan ramalannya itu dibuatlah perencanaan yang lengkap. Pdahal ramalan yang diperkirakan akan terjadi itu nyatanya tidak terjadi, karena memang apa yang diramalkan tersebut tidak mungkin terjadi. Dengan demikian tindakan pembuatan perencana tersebut merupakan tindakan yang tidak praktis, akan membuaang biaya dan energi saja.[5]

3.      Rencana Global
Dalam sebuah perusahaan rencana global sering disebut Corporate Plan. Dalam Corporate plan ini diuraikan mengenai tujuan pokok yang hendak dicapai oleh perusahaan serta sasaran yang ingin dicapai dalam jangka panjang, yang kemudian dapat dipandang sebagai misi yang akan dibawakan oleh perusahaan. Penyusunan Corporate plan ini tentu saja merupakan penyusunan  Garis Besar Haluan Negara (GBHN) nya perusahaan yang bersangkutan. Dalam hal ini  harus diperhatikan perkembangan yang akan terjadi dimasa yang akan datang, kesempatan-kesempatan yang terbuka bagi perusahaan itu, tekanan-tekanan yang mungkin dihadapi dimasa yang akan datang.
Selanjutnya dilain pihak untuk menghadapi tantangan serta kesempatan yang terbuka perusahann haruslah memperhitungkan kekuatan-kekuatan yang ada padanya serta kelemahan-kelemahannya. Analisa penyusunan Corporate plan itu kadang-kadang dinamakan juga dengan analisa S.W.O.T yang artinya :
a. Stengt, yaitu kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi atau perusahaan-perusahaan.
b.     Weaknesis, yaitu kelemahan-kelemahan yang ada.
c.      Opportunity, yaitu kesempatan-kesempatan yang terbuka.
d.     Treeth, yaitu tekanan-tekanan yang dihadapi oleh perusahaan.[6]

4.      Proses Perencanaan
Perencanaan sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Dalam perencanaan terkandung suatu aktifitas tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan.
Menurut Louis A.Allen (1963), perencanaan terdiri atas aktivitas yang diopersikan oleh seorang manajer untuk berfikir ke depan dan mengambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta menghadapi tantangan pada waktu yang akan dating. Berikut ini aktifitas perencanaan yang dimaksud.
1.      Prakiraan (forecasting)
Prakiraan merupakan suatu usaha yang sistematis untuk meramalkan atau memperkirakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.
2.      Penetapan tujuan (estasblishing objective)
Penetapan tujuan merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan suatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan.
3.      Pemrograman (programming)
Pemograman adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan maksud untuk menetapkan :
1)      Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan
2)      Unit dan anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah
3)      Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah
4.      Penjadwalan (scheduling)
Penjadwalan adalah penetapan atau penunjukan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.
5.      Penganggaran (budgeting)
Penganggaran merupakan suatu aktivitas untuk membuat pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk aktivitas dan waktu tertentu.
6.      Pengembangan prosedur
Pengembanagn prosedur meupakan suatu aktivitas menormalisasikan cara, teknik dan metodepelaksanaan suatu pekerjaan.
7.      Penetapan dan interpretasi kebijakan
Penetapan dan interpretasi kebijakan adalah suatu aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan kondisi mana manajer dan para bawahannyaakan bekerja.[7]

5.      Pembagian Perencanaan
Soner dan Wankel mengklasifikasikan rencana menjadi dua  jenis utama, yaitu rencana strategis dan rencana operasional.
1.      Rencana strategis (strategic plan)
Rencana ini dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang luas, yaitu untuk melaksanakan misi yang merupakan satu-satunya alas an kehadiran organisasi teersebut. Perencanaan strategis adalah prosese pemilihan tujuan organisasi, penentuan kebijakan dan program yang perlu untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu, serta penetapan metode yang perlu untuk menjamin agar kebijakan dan program strategis itu dilaksanakan.
Atau secara singkat, perencanaan strategis adalah proses perencanaan jangka panjang yang formal untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi.
2.      Rencana Operasional (operational plan)
Rencana operasional memberikan deskripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan. Rencana operasional terdiri atas rencana sekali pakai dan rencana tetap.
a.       Rencana sekali pakai
Bentuk rencana sekali pakai, antara lain sebagai berikut :
1)      Program
2)      Proyek
3)      Anggaran
b.      Rencana tetap
Rencana tetap merupakan pendekatan yang sudah dilakukan untuk menangani situasi yang terjadi berulang dan dapat diperkirakan. Rencana tetap ini memberikan kesempatan kepada manajer untuk menghemat waktu yang digunakan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan karena situasi yang serupa ditangani dengan cara yang konsisten yang telah ditentukan sebelumnya.
Bentuk utama rencana tetap, antara lain sebagai berikut :
1)      Kebijakan
2)      Prosedur standar
3)      Peraturan[8]

    C.  PENUTUP

Suatu perencanaan adalah suatu aktifitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektifitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Dalam pembuatan rencana, seorang manajer selaku penanggung jawab organisasi perlu melakukan perencanaan yang diharapkan dapat menghasilkan rencana-rencana atau program-program yang akan dilaksanakan pada waktu tertentu sehingga mencapai sasaran yang diinginkan. Hal ini bermanfaat dalam mendapatkan bahan-bahan “umpan balik” untuk mengadakan penyesuaian-penyesuaian dengan kebutuhan dan tuntunan yang ada. Oleh sebab itu manajer harus mengetahui perubahan-perubahan agar tidak dapat kekakuan dalam menghadapi berbagai perubahan yang mungkin terjadi
                                                


DAFTAR KEPUSTAKAAN
 

Maidawati. Pengantar manajemen. Padang : IAIN-IB Press. 2010.

Siswanto. Pengantar Manajemen, Jakarta : PT Bumi Aksara. 2005.

Syamsuddin, Fachri. Dasar-dasar administrasi manajemen. Jakarta : The Minangkabau         Foundation.  2009.

Yunus, Syamsul Bahri. Dasar-dasar manajemen. Padang : IAIN-IB Press. 2001.

Yurni. Manajemen sebuah pengantar. Jakarta : The Minangkabau Foundation. 2002.









[1] Siswanto, Pengantar Manajemen, (Jakarta : PT Bumi Aksara, 2005), h. 42.
[2] Yurni, Manajemen sebuah pengantar, ( Jakarta : The Minangkabau Foundation, 2002), h. 9-10.
[3] Maidawati, Pengantar manajemen, (Padang : IAIN-IB Press, 2010), h. 38-39.
[4] Fachri Syamsuddin, Dasar-dasar administrasi manajemen, ( Jakarta : The Minangkabau Foundation, 2009), h. 45-46.
[5] Syamsul Bahri Yunus, Dasar-dasar manajemen, (Padang : IAIN-IB Press, 2001), h. 111-112.
[6] Syamsul Bahri Yunus, Ibid, h. 113.
[7] Siswanto, Op. Cit,  h. 45-46.
[8] Siswanto, Op. Cit. h. 48-50.